Atualmente, dada a grande concorrência do mercado, as organizações precisam desenvolverem estratégias de diferenciação para ter sucesso empresarial. Dentre essas, tem-se a necessidade de uma atenção ao processo de mensuração dos projetos que irão acelerar a mudança de estado organizacional.
Do ponto de vista de negócios, um projeto destina-se a levar uma organização de um estado para outro (Figura 1) para atingir um objetivo específico.
A Figura 1 ilustra como uma organização pode mudar de estagnação para um estado futuro de progresso por meio da aplicação apropriada de Gerenciamento de Projetos.
Figura 1: Transição de um estado organizacional por meio de projeto.
Fonte: PMBOK 6ª Edição.
A condução, bem sucedida, de um projeto resulta na passagem da organização de um estado atual para o estado futuro e o atingimento de um objetivo específico.
Mas, o que é realmente um projeto (Figura 2 e 3)? De acordo com o PMBOK 6ª Edição, “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”
Figura 2: O que é um projeto?
Afinal, projetos são realizados para cumprir objetivos por meio da produção de entregas, resultados ou trabalho.
Projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais. Um projeto pode envolver um único indivíduo ou um grupo.
Figura 3: Definição de Projeto.
Fonte: PMBOK 6ª Edição.
- FEBRE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Por quê essa febre avassaladora chamada gerenciamento de projetos está sendo tão comentada nas organizações?
As empresas e seus profissionais passam, atualmente, por processos de mudanças contínuas para sobreviverem de acordo com os rumos do mundo globalizado.
Mas, o gerenciamento de projetos já existe há muito tempo, todavia, ganhou-se mais ênfase nas últimas duas décadas.
Para tanto, há 49 anos foi criado o PMI® – Project Management Institute – Instituto de Ge gerenciamento de Projetos, com objetivo de compilar, pesquisar e padronizar o gerenciamento de projetos.
- GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas & técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos.
O gerenciamento de projetos Eficaz ajuda indivíduos, grupos e organizações a:
- Cumprir os objetivos do negócio;
- Ser mais previsíveis;
- Aumentar suas chances de sucesso;
- Otimizar o uso dos recursos organizacionais;
- Gerenciar melhor as mudanças.
O Gerenciamento de Projetos é realizado por meio da aplicação e integração apropriadas dos 49 processos (GUIA PMBOK 6ª Ed.) agrupados logicamente em cinco grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento (Figura 4).
Figura 4: Gerenciamento de projetos
- POUCAS EMPRESAS ESTÃO ALINHADAS A NOVA ORDEM DO GERENCIAMENTO DOS PROJETOS
Poucas empresas estão se adaptando aos tempos atuais em que o Gerenciamento de Projetos é necessário para se mudar literalmente o modus operandi e a forma de pensar para poder evoluir. Cada novo passo, uma mudança, e a cada mudança, um novo projeto.
- BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
As boas práticas de Gerenciamento de Projetos trazem diversos benefícios às empresas, como a redução de custos e do tempo para desenvolvimento de novos produtos e serviços. E, principalmente, o aumento da satisfação do patrocinador do projeto, o cliente.
Por exemplo, um projeto pode ser iniciado com objetivo de alavancar a estratégia de uma empresa, para tanto, pode-se criar projetos para:
- Desenvolvimento de um novo produto ou serviço;
- Fusão de duas organizações;
- Melhoria de um processo de negócio em uma organização;
- Construção de um edifício;
- Fornecimento de um mecanismo de medição de desempenho;
- Redução de custos, por meio de aprimoramento da eficiência e eficiência; etc.
5.1 SUCESSO DE PROJETOS
De acordo com o PMBOK® um projeto de sucesso deve alcançar um ou mais fatores a seguir:
- Os objetivos do projeto foram alcançados;
- Os projetos permitem a criação de valor de negócio.
5.2 CRIAÇÃO DE VALOR DE NEGÓCIO
O PMI® define o valor de negócio como o benefício líquido quantificável derivado de um empreendimento de negócio.
O benefício pode ser tangível, intangível ou ambos. Em Análise de negócios, o valor de negócio é considerado o retorno do investimento.
Exemplos de retorno de projetos tangíveis:
- Ativos monetários;
- Instalações;
- Participação de mercado etc.
Exemplos de elementos intangíveis:
- Reconhecimento da marca;
- Benefício público;
- Reputação;
- Alinhamento estratégico.
- COMO NASCEM OS PROJETOS
O s projetos são criados em resposta a fatores que precisam de mudanças, por exemplo:
- Cumprir requisitos regulatórios, legais ou sociais;
- Preparar uma nova campanha de marketing;
- Implementar ou alterar estratégias de negócio ou tecnológicos; e
- Criar, melhorar ou corrigir produto, processos ou serviços.
- IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Na verdade, com o gerenciamento projetos o que se espera é uma melhoria de desempenho das organizações.
Em função disso, talvez uma outra ótica para se ver o gerenciamento de projetos seja o cuidado com as principais restrições dos projetos que são apresentadas pelo PMI®: escopo, cronograma, riscos, orçamento, qualidade, recursos em que os controles são partes integrantes do jogo e, por definição, por conseguinte, o controle desses fatores aumentam as chances de sucesso dos projetos (Figura 5).
Figura 5: Restrições em projetos de acordo com o PMBOK 6ª Edição.
- GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO
Portfólio é um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz de um trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos.
Gerenciamento de portfólio inclui identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas para atingir objetivos estratégicos.
Figura 6: Portfólio.
- GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS
Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controles que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.
Gerenciamento de programas é o gerenciamento centralizado e coordenado de um grupo de projetos para atingir os objetivos operacionais.
Gerenciamento de programas é definido como a aplicação de conhecimentos, habilidades e princípios a um programa para atingir os objetivos estratégicos.
Figura 7: Programa
- ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Além de Grupos de Processos também são categorizados por Áreas de Conhecimento. Embora sejam inter-relacionadas, as Áreas de Conhecimento são definidas separadamente do ponto de vista do gerenciamento de projetos. As dez áreas de conhecimentos são:
- Gerenciamento da integração
- Gerenciamento do escopo
- Gerenciamento do cronograma
- Gerenciamento dos custos
- Gerenciamento da qualidade
- Gerenciamento dos recursos
- Gerenciamento das comunicações
- Gerenciamento dos riscos
- Gerenciamento das aquisições
- Gestão das partes interessadas
Por conseguinte, é a capacidade do Gerente de Projetos de integrar os processos nessas Áreas de Conhecimento que possibilita alcançar os resultados esperados do projeto.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para se manter competitivas na economia, as organizações estão usando o Gerenciamento de Projetos para se tornarem mais efetivas.
Projetos bem gerenciados corrobora para diminuir as incertezas, atingir a satisfação de seus clientes, sejam eles internos ou externos, e diminuir os riscos do projeto. Essa última não significa somente entregar dentro do prazo, do orçamento previsto e com qualidade. Há muito mais por trás dessa definição de sucesso.
Um projeto, antes de tudo, é constituído por pessoas. Fazer com que essas pessoas sintam-se bem e cresçam em torno de um objetivo comum também é um indicativo de sucesso.
Multiplique isso por um ambiente de característica passageira, como o de um projeto, e ver-se a importância do conhecimento e da experiência necessários para um gerente de projetos.
Outro indicativo é o aprendizado armazenado para projetos futuros. As chamadas lições aprendidas. Não faz sentido errar duas vezes.
O fato é que independente da área de atuação de uma organização é necessário adaptar processos, capacitar pessoas, disponibilizar ferramentas para aumentar as chances de se atingir os objetivos.
É preciso primeiro, criar a cultura de acreditar que o gerenciamento de projeto, por meio, de metodologias já aprovadas contribui para alavancar uma organização.
Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”
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AUTOR
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 35ª Turma.
Contatos do autor
- (85) 9.9921-1675
- E-mail: [email protected]
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REFERÊNCIAS
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. – EUA: Project Management Institute, 2017.