Pesquisa realizada pelo PMI®, Instituto de Gerenciamento de Projetos, que é uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo, mostrou que ficou em último lugar a preocupação dos gerentes de projetos do Brasil com os riscos nos planejamentos de um novo empreendimento-projetos (Figura 1).
Conforme a Figura 1, observa-se que os principais aspectos considerados nos planejamentos dos projetos, pelos gerentes, foram as disciplinas de Prazo com 100%, Escopo com 98%, e Custos com 72%. E, em último lugar, ficou Risco com somente 36% em relação às preocupações dos projetos.
Figura 1 – Aspectos considerados nos planejamentos dos projetos.
Por que no Brasil não se é dada muita ênfase aos riscos em relação ao sucesso de um projeto? Vamos ser sinceros, em tudo que se pretende fazer sempre existirá a possibilidade de algo dar errado. Essas coisas que podem dar errado, em novos desafios, novos empreendimentos, novos projetos, são chamadas de riscos.
Um gerente de projetos experiente costuma identificá-los no início do projeto, ainda na fase de planejamento. Com essa atitude, aumenta-se a chance de poder fazer algo pelos riscos. Evidentemente, a gestão de riscos não é uma atividade restrita ao planejamento, ela é contínua ao longo do controle de todo o projeto, sendo prudente o monitoramento da lista dos riscos, com a identificação e registro de novos riscos.
Criar uma lista de riscos é um bom ponto de partida, mas, somente isso não é suficiente. A preparação de um plano (como fazer) de ação por risco é extremamente necessário, pois sem isso a capacidade de gerenciá-los de maneira eficaz será muito limitada. Considera-se que em relação ao risco existem onze estratégias de respostas aos riscos, sendo cinco para as ameças, cinco para as oportunidades e uma para as contingências. Gostaria de destacar: aceitar, escalar, transferir, mitigar (fazer com que fique mais brando) e explorar.
Dependendo do tamanho e importância do empreendimento-projeto, aceitar os riscosseria saber que ele existe e você não faz nada a respeito, e, caso ele ocorra, você decidirá o que fazer com ele. Por exemplo, em uma festa de casamento, os noivos sabem que existe um risco de falta de energia na hora da festa, todavia, eles preferem ignorar esse risco.
Escalar. Quando você identificar que o risco está fora do seu escopo do projeto esse risco deve ser escalonado para instâncias superiores ao projeto. Por exemplo, escalar para o nível de programa ou portifólio ou outra instância relevante da organização.
Transferir o Risco é outra estratégia de gerenciamento de risco que consiste em basicamente você transferir o impacto e gestão do risco para outra pessoa. Exemplo: você contrata alguém para desenvolver parte do seu projeto e passa para ele o risco dessa etapa. O terceiro será responsável por gerenciar esse risco. Todavia, você deve fazer um acompanhamento de perto dessa etapa terceirizada.
Mitigar um risco é provavelmente a técnica de gerenciamento de riscos mais utilizada. Mitigar significa que você pode limitar o impacto de um risco de modo que, mesmo que ele ocorra, o problema gerado é menor e mais fácil de corrigir. Por exemplo, uma empresa lança um produto novo e a equipe de vendas precisa demonstrar para os clientes. Há um risco que a equipe de vendas não conheça o produto e não consiga dar boas demonstrações. Para mitigar os riscos, a equipe deve ser treinada com bastante cuidado.
E a quinta parte é Explorar o Risco, isto é, em um risco pode-se identificar uma oportunidade. Mas, o que acontece se o risco tem um impacto positivo? Exemplo, o risco de que o novo produto seja tão popular que a empresa não tem pessoal suficiente para atender a demanda do mercado. A estratégia de gestão de risco para usar nessa situação é explorar. Procure maneiras de fazer o risco acontecer ou formas de aumentar o impacto caso ele ocorra. Para esse problema pode-se contratar e treinar algumas pessoas para dar cabo a essa demanda.
No Guia PMBOK 6a Edição, um projeto tem cinco agrupamentos de processos de gerenciamento: INICIAÇÃO, PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E CONTROLE, EXECUÇÃO e ENCERRAMENTO (PMI, 2017).
Nessa última versão do PMBOK®, a disciplina de Riscos que já contava com seis processos ganhou mais um para a fase de EXECUÇÃO. Trata-se do processo: Implementar Resposta a Riscos.
No PMBOK® a área de conhecimento Gerenciamento dos Riscos do Projeto inclui os processos de condução do planejamento, da identificação, da análise, do planejamento das respostas, da implementação das respostas e do monitoramento dos riscos em um projeto. O gerenciamento dos riscos do projeto tem por objetivo aumentar as chances de mitigar os riscos e contribuir para o sucesso do projeto (PMI, 2017).
De acordo com o PMBOK® os processos de Gerenciamento dos Riscos dos Projetos são:
- Planejar o Gerenciamento dos Riscos – O processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.
- Identificar os Riscos – É o processo de identificação dos riscos individuais do projeto, bem como fonte de riscos gerais do projeto, e documentar suas características.
- Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos – O processo de priorização de riscos individuais do projeto para análise ou ação posterior, por meio da avaliação da sua probabilidade de ocorrência e impacto, assim como outras caraterísticas.
- Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos – O processo de analisar numericamente o efeito combinado dos riscos individuais identificados no projeto e outras fontes e outras fontes de incerteza nos objetivos gerais do projeto.
- Planejar Respostas aos Riscos – É o processo de desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral de riscos, e também tratar os riscos individuais do projeto.
- Implementar Resposta a Riscos (Novo processo) – O processo de implementar planos acordados de respostas aos riscos.
- Monitorar os Riscos – O processo de monitorar a implementação de planos acordados de respostas aos riscos, acompanhar riscos identificados, identificar e analisar novos riscos, e avaliar a eficácia do processo de risco ao longo do projeto.
Segundo o PMBOK®, o principal benefício do novo processo de Implementar Respostas aos Riscos (Figura 2) é garantir que as respostas acordadas sejam executadas conforme planejado, a fim de abordar a exposição aos riscos geral do projeto, minimizando as ameaças individuais e maximizando as oportunidades individuais do projeto.
Um problema comum com o gerenciamento de riscos dos projetos é que as equipes dos projetos empenham esforços para identificar e analisar os riscos, mas, na maioria das vezes, poucas são as providências para gerenciar os riscos, de maneira efetiva (PMI, 2017).
Figura 2 – Implementar respostas aos riscos. Fonte: PMBOK® 6a Edição.
Efetividade do uso do Gerenciamento de Riscos em Projetos
A empresa UTC Engenharia adotou uma metodologia inovadora e eficaz para realizar a gestão de riscos em seus projetos. Trata-se do Planejamento 3D, um processo lógico e sistemático que apresenta de maneira visual todos os cenários da obra. Um grande aliado para identificar os riscos do projeto, e facilitar as tomadas de decisões, sempre de olho na melhoria da eficácia e na eficiência do desempenho.
Como conscientizar profissionais de diferentes especialidades e graus de instrução em relação aos riscos do projeto? Por exemplo, para um mecânico entender um projeto de montagem pode ser simples, mas, como um técnico de segurança se comporta diante de um projeto com linhas, sinais e códigos não usuais em seu escopo de trabalho? Para quebrar essa barreira de comunicação e fazer com que todos os profissionais trabalhem alinhados, a UTC Engenharia coloca todos os envolvidos no projeto em uma mesma sala e usa o Planejamento 3D.
“Não estávamos tratando de paradigmas, mas, de um problema típico de comunicação. Não há comunicação eficiente sem envolvimento de todos. É tecnicamente impossível prever todos os perigos, riscos, potenciais e cenários de perda de um empreendimento se os profissionais envolvidos no projeto não conhecerem previamente o contexto da obra”. A complexidade dos projetos e os ruídos de comunicação entre as diferentes áreas fez com que a empresa identificasse os perigos potenciais em relação ao que foi planejado ou esperado em relação aos riscos do projeto, e fizesse a gestão dos riscos para minimizar perdas e melhorar as decisões e os resultados da empresa, destaca o engenheiro de Segurança do Trabalho Paulo Souza, gerente de SMS da UTC Engenharia.
Considerações Finais
Por que o brasileiro não leva muito em consideração aos riscos em seus projetos? Talvez, isso ocorre devido a existência de crendices de que quando se fala em riscos – se está incorporando a figura do “advogado do diabo” – que está associada com pessimismo. E muita vezes, por força do otimismo, não se dar o devido cuidado aos riscos dos projetos.
Você, provavelmente, no gerenciamento de projetos e especialmente nos gerenciamentos dos riscos, vai usar uma combinação de técnicas, escolher as estratégias que melhor se adaptam aos riscos no seu projeto. Portanto, certifique-se de que você tenha um profundo conhecimento das melhores práticas e recomendações de gerenciamento dos riscos, conforme o Guia PMBOK®. E, caso você queira melhorar os seus conhecimentos em gerenciamento de projetos, o ideal, é fazer um treinamento de preparação para as Certificações em Gerência de Projetos PMP® – Profissional de Gerência de Projetos ou CAPM® – Profissional Técnico Certificado em Gerenciamento de Projetos. Os Profissionais certificados são mais bem remunerados que seus pares não certificados. Além disso, serão vistos como líderes nas organizações.
Autor
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 35ª Turma.
Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimento em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”
Referências
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. – EUA : Project Management Institute, 2017.
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