POR QUE A GESTÃO DO CONHECIMENTO RECEBEU DESTAQUE ESPECIAL NO NOVO GUIA PMBOK 6ª EDIÇÃO?

Todos nós sabemos dos benefícios gerados pelo gerenciamento dos conhecimentos nas organizações. Dentre eles destacam-se: fomentar um ambiente favorável para a tomada de decisão; disseminar o conhecimento que estão envolvidos nos processos, nas ferramentas e nas técnicas do gerenciamento dos projetos, os quais podem fomentar de forma direta ou indireta a elevação do conhecimento em uma empresa e como consequência ganho de produtividade, antecipação de problemas e até ter um melhor ROI – retorno dos investimentos.

A Gestão do Conhecimento, Knowledge Management, é um canal de criação, apresentação e compartilhamento de informações dentro de uma organização. O principal objetivo da Gestão do Conhecimento é organizar, facilitar o acesso, integrar e gerenciar as informações corporativas para aumentar a eficiência e a eficácia na tomada de decisão, com base nas lições aprendidas pela organização.

Práticas de gestão do conhecimento já se tornaram um diferencial competitivo nas empresas. Muitas delas utilizam como ferramenta de capacitação profissional e estudo do que deu certo e o que deu errado nos empreendimentos, projetos.

É bem sabido que se vive na Era da Informação, em que o conhecimento, passou a ser um diferencial competitivo de uma pessoa, de uma organização e até mesmo de um país.

Alinhado aos tempos atuais o PMI- Project Management Institute – uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos, por tudo o mundo. Em seu novo livro Guia PMBOK 6ª Edição – um conjunto de práticas na gestão de projetos organizados, considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área, criou um importante processo de Gestão do Conhecimento chamado de “GERENCIAR O CONHECIMENTO DO PROJETO” (Figura 1). Claro que nas versões anteriores ficava evidente que o PMBOK já tinha preocupação como esse tema, por exemplo, o uso das Lições Aprendidas dos projetos, inclusive na figura dos especialistas que são consultados nas diversas etapas de um projeto.

Então, “Projeto” é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único (PMBOK 6ª Ed, 2017). Pode-se considerar alguns exemplos de projetos: construir uma casa, fazer uma viagem, mudar de emprego, fazer um MBA etc.

Todavia, “Processo” é uma série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final, de tal forma que se tenha um processamento de uma ou mais entradas a fim de criar uma ou mais saídas (PMBOK 6ª Ed, 2017).

O processo de Gerenciar o Conhecimento do Projeto tem como função contribuir para a aprendizagem organizacional. Os principais benefícios são os conhecimentos organizacionais prévios alcançados para produzir ou aprimorar os resultados do projeto, e esse conhecimento gerado pelo projeto é utilizado em futuros projetos ou em fases futuras da organização. Esse processo deve ser realizado ao longo do projeto (PMBOK 6ª Ed, 2017).

A Figura 1 mostra como o processo “Gerenciar o Conhecimento do Projeto” é apresentado no PMBOK 6ª Edição. Para que o processo seja alimentado são necessárias várias entradas, nas quais destaca-se “Documentos do projeto – Registro das lições aprendidas” – um documento do projeto usado para registrar conhecimentos adquiridos durante um projeto, de modo a ser usado e lançado no repositório de “Lições Aprendidas”.

A Entrada “Plano de gerenciamento do projeto” é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado.

Figura 1 – Gerenciar o Conhecimento do Projeto – Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas. Fonte: PMBOK 6ª ED.

Das Ferramentas e técnicas destaca-se “Gerenciamento de conhecimento” do projeto – uma força de trabalho cada vez mais móvel e transitória que exige um processo mais rigoroso para identificar o conhecimento em todo o ciclo de vida do projeto e transferi-lo ao público-alvo para que o conhecimento não seja perdido.

Outra ferramenta muito importante é “Opinião especializada” . Essa técnica é definida como uma opinião fornecida baseada em expertise numa área de aplicação, área de conhecimento, disciplina, setor econômico etc, adequada a atividade que está sendo realizada. Essa expertise pode ser fornecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, conhecimento, habilidade, experiência ou treinamento especializado (PMBOK 6ª Ed, 2017).

Na Saída desse processo destaca-se “Registro das lições aprendidas” que faz parte dos “documentos” do projeto. Lições aprendidas são usadas para melhorar o desempenho do projeto e evitar a repetição de erros. O registro das lições aprendidas pode incluir o impacto, recomendações e ações propostas associadas com a situação. Pode incluir dificuldades, problemas, riscos e oportunidades, ou outro conteúdo conforme apropriado. As pessoas ou equipes envolvidas no trabalho, também são responsáveis na captura de lições aprendidas. O conhecimento pode ser documentado usando vídeos, fotos, áudios ou qualquer outra forma adequada, que garanta a eficiência das lições aprendidas.

Segundo PMBOK, 2017, é um equívoco considerar que o gerenciamento do conhecimento envolve apenas documenta-lo apenas para ser compartilhado. Outro equívoco, é pensar que envolve apenas obter as lições aprendidas no final do projeto para usá-las nos projetos futuros.

Segundo Kate, 2000, Gonzales & Rodrigues, 2002, as principais lições aprendidas com os projetos já realizados por uma organização são:

  • Diminuição do número de projetos cancelados;
  • Melhoria da capacidade de planejamento;
  • Diminuições de alterações do escopo dos projetos;
  • Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados;
  • Aumento de eficácia na gestão dos projetos;
  • Padronização dos parâmetros de medição e avaliação de projetos; Acesso mais rápido a informações de maior qualidade;
  • Aprimoramento da gestão do conhecimento organizacional em gerenciamento de projetos;
  • Decisões baseadas na corporação como um todo, e não em áreas individuais.

Efetividade da Gestão do Conhecimento.

A forma mais efetiva da Gestão do Conhecimento (GC) em uma empresa é desenvolver a aprendizagem organizacional. Isto é, desenvolver um ambiente em que haja constante pesquisa sobre as práticas do dia a dia da empresa, sobre os processos de outras empresas que possam ser incorporados ou melhorados.

É preciso criar uma forma de incentivar os funcionários nessa aprendizagem constante, estimular a inovação e permitir que todos contribuam para agregar valor aos produtos e serviços da empresa.

Gostaria de compartilhar informações sobre a GC na Embraer tiradas do site http://www.fnq.org.br. A Embraer possui mais de 19 mil funcionários, dos quais 89% ficam no Brasil, e atua em três segmentos: aviação comercial, executiva e defesa e segurança.

“Acreditamos que Gestão do Conhecimento na Embraer é um ativo intangível, que deve ser trabalhado. Não adianta ter o conhecimento se esse não for disseminado. “ Disse José Eduardo Carara Júnior, engenheiro de desenvolvimento do produto.

A Embraer possui processos em duas linhas de atuação: práticas estimuladas e práticas gerenciadas. “Se trabalharmos somente os processos, não conseguimos evoluir com a questão do conhecimento. É preciso trabalhar as pessoas junto com os processos”, disse José Eduardo.

Na Embraer a GC visa, principalmente, melhorar a qualidade dos produtos, dos processos, e o mais importante, a melhora das pessoas.

Para a disseminação do conhecimento a Embraer conta com mais de cem grupos de “Comunidades de Práticas” – grupo de pessoas interessadas em um tema. Esse grupo deve ter entre 20 a 40 pessoas.

A Embraer se preocupa com a segurança da informação e com a propriedade intelectual. “As comunidades de práticas, por exemplo, têm de ter o objetivo de melhorar determinado assunto. Elas integram as pessoas pelos assuntos, para terem diferentes pontos de vista, para trazerem uma riqueza e diversidade de informações”, explica José Eduardo.

A participação dos funcionários da Embraer nessas comunidades é voluntária.  O principal objetivo é a circulação do conhecimento. Se leva muito em consideração “As Lições Aprendidas”.

Cada comunidade de prática se reúne pelo menos uma vez por mês. Como fruto desses trabalhos, cada grupo, gera manuais de melhores práticas. Nessas comunidades não se leva em conta a formação do participante, por exemplo, se ele tem doutorado ou mestrado. O que importa é o conhecimento técnico e do ambiente de trabalho das pessoas, segundo o Engenheiro José Eduardo.

Já as práticas de Gestão do Conhecimento possuem atividades com início e fim definidos, além de terem foco na aplicação e no registro do conhecimento, ou seja, na incorporação do conhecimento. “As práticas gerenciadas são metas que possuem começo, meio e fim e definem aonde queremos chegar”, explica José Eduardo.

Para a implantação da gestão do conhecimento na Embraer foi preciso um ano de discussão de como esse processo seria feito. E devemos sempre lembrar que a gestão do conhecimento tem a ver com as pessoas. Por isso, precisamos estar perto, entender a necessidade do dia a dia das pessoas”, finaliza José Eduardo.

Considerações Finais.

Os resultados e benefícios da utilização do “Processo Gerenciar o Conhecimento do Projeto” na gestão de projetos é o registro e documentação dos projetos executados de forma a manter uma base de dados histórica, como referência a “lições aprendidas” para futuros projetos, baseadas nos conceitos da gestão do conhecimento.

Para mais informações sobre Gerenciamento de Projetos Clique Aqui.

Prof. Dr. José Bezerra da Siva Filho

Apaixonado por gerência de projetos

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