“Eu aprendi muito mais com os meus erros do que com meus acertos.” Thomas Edison.
Ciclo de Vida do Aprendizado
Jean William Fritz Piaget, suíço, falecido em 1980 com 84 anos. Foi um biólogo, psicólogo e epistemólogo (estudo do conhecimento e de todas as questões), considerado um dos mais importantes pensadores do século XX.
Piaget defendeu que a aprendizagem é induzida pela experiência: “ao longo do processo de desenvolvimento, cada ser humano constrói seu conhecimento e, que nesse processo o erro e o acerto são componentes importantes”.
Thomás Edison errou mais de 700 vezes no processo de criação da lâmpada elétrica, durante longos anos. Um dia, um dos seus auxiliares, desanimado com tantos fracassos, sugeriu a Edison que desistisse.
Ele falou: “por que desistir agora, se já sabemos muitos modos de como não fazer uma lâmpada? Estamos hoje mais próximos de saber como fazer uma lâmpada que antes”. Todavia, ele estava determinado e não desistiu até obter o sucesso.
Só podemos ser melhores se aprendemos com os nossos erros e com os nossos acertos. Fazer o registro das Lições Aprendidas em todos os nossos projetos é uma obrigação para o crescimento como um profissional da área de gerenciamento de projetos.
A seguir apresento-lhe como se deve gerenciar o conhecimento do projeto na perspectiva do PMBOK® 6ª Edição.
Gerenciar o Conhecimento do Projeto
De acordo com o novo Guia PMBOK® 6ª Edição, que por sinal, essa edição está bem melhor do que as anteriores, Gerenciar o Conhecimento do Projeto é utilizar conhecimentos existentes e criar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e contribuir para a aprendizagem organizacional.
Mas, afinal o que um projeto na visão do PMBOK®?
“Projeto e um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.” (PMI, 2017).
Exatamente por isso, o gerenciamento do projeto profissional passa necessariamente pelo entendimento das lições aprendidas que é um fator decisivo para o sucesso de um projeto. Veja a seguir como se procede o registro de lições aprendidas em gerenciamento de projetos.
Registro de Lições Aprendidas em Gerenciamento de Projetos
O Registro de Lições Aprendidas é um novo conceito que foi introduzido no Guia PMBOK® 6ª Edição. Ele é ideal para registrar os conhecimentos explícitos.
- Conhecimento explícito é o conhecimento que já foi ou pode ser articulado, codificado e armazenado de alguma forma em alguma mídia. Ele pode ser prontamente transmitido para outras pessoas (Wikipédia).
Gostaria de destacar que no Guia PMBOK® 5ª Edição as lições aprendidas em gerenciamento de projetos deveriam ser registradas no final do projeto, todavia no PMBOK® 6ª Edição elas devem ser registradas em todo o ciclo de vida do projeto, e em todas as etapas do projeto. Ficou claro e evidente o destaque das lições aprendias no PMBOK® 6ª Edição.
No PMBOK® 6ª Edição encontram-se vários esclarecimentos sobre lições aprendidas em gerenciamento de projetos:
Lições Aprendidas em Gerenciamento de Projetos
Falar de Lições Aprendidas é falar de melhoria contínua. As lições aprendidas é a base para o gerente de projetos alcançar a perfeição, ou o nível de excelência desejado em um projeto. Ela é o alicerce para o aperfeiçoamento contínuo.
As lições aprendidas podem ser informais ou formais, documentadas ou apenas conversado, feitas individualmente, ou em grupo, como por exemplo, em uma reunião.
As lições aprendidas no projeto têm como objetivo principal colaborar para o sucesso do projeto mediante a redução de erros, principalmente, evitando-se os já cometidos em projetos anteriores, tanto pela equipe do projeto, como por outras organizações e por outras equipes.
As lições aprendidas devem ser registradas nos repositórios de conhecimentos organizacionais como apresentado a seguir.
Repositórios de Conhecimento Organizacionais
O PMBOK® sugere que cada organização tenha seus repositórios de conhecimento organizacionais para armazenamento e recuperação de informações que incluem, mas
não estão limitados a:
- Repositórios de conhecimento de gerenciamento de configuração (versões dos documentos) contendo as versões de componentes de software e hardware e linhas de base de todos os padrões, políticas e procedimentos da organização executora, e quaisquer documentos do projeto;
- Repositórios de dados financeiros contendo informações como horas de mão de obra, custos incorridos, orçamentos e qualquer estouro dos custos do projeto;
- Repositórios de conhecimento de informações históricas e lições aprendidas, por exemplo, registros e documentos de projetos, todas as informações e documentação de encerramento do projeto, informações relativas aos resultados de desempenho e decisões de seleção de projetos anteriores, além de informações de atividades de gerenciamento de riscos;
- Repositórios de dados de gerenciamento de problemas e defeitos contendo o status dos mesmos, informações de controle, solução de problemas e defeitos, e resultados de itens de ação;
- Repositórios de dados de indicadores usados para coletar e disponibilizar os dados de medições dos processos e produtos; e
- Repositórios de arquivos de projetos anteriores, por exemplo, escopo, custo, cronograma, e linhas de base de medição do desempenho, calendários, diagramas de rede de cronograma, registros dos riscos, relatórios de riscos e registros das partes interessadas.
Também as lições aprendidas em gerenciamento de projetos podem ser melhores tratadas em um Escritório de Gerenciamento de Projetos, conforme apresentado a seguir.
Escritório de Gerenciamento de Projetos: Lições Aprendidas
De acordo com o Guia PMBOK® 6ª Edição um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é uma Estrutura Organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas & técnicas.
Gostaria de destacar que o EGP ganhou status de ESTRUTURA ORGANIZACIONAL na nova versão do PMBOK® 6ª Edição.
As responsabilidades de um EGP podem variar, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um ou mais projetos.
Nas organizações, existem vários tipos de EGP. Cada tipo varia em função do seu grau de controle e influência nos projetos da organização, como:
- Dar suporte. Os EGPs de suporte fornecem um papel consultivo nos projetos, fornecendo modelos, práticas recomendadas, treinamento, acesso as informações e lições aprendidas em outros projetos. Este tipo de EGP atua como repositório de projetos. O nível de controle fornecido pelo EGP é baixo.
- De controle. Os EGPs de controle fornecem suporte e exigem a conformidade por vários meios. O nível de controle exercido pelo EGP é médio. A conformidade pode envolver:
- Adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos;
- Uso de ferramentas, formulários e modelos específicos; e
- Conformidade com as estruturas de governança.
- Diretivo. Os EGPs diretivos assumem o controle dos projetos pelo seu gerenciamento direto. Gerentes de projetos são designados pelo EGP, e são subordinados a ele. O nível de controle fornecido pelo EGP é alto.
Eu compilei as lições aprendidas que estão presentes nas das 10 Áreas de Conhecimento do Guia PMBOK® 6ª Edição conforme Tabela 2.
Observei que dos 49 processos do Guia PMBOK® 6ª Edição 44 processos receberam influência das Lições Aprendidas em Gerenciamento de Projetos. Isso é uma prova inconteste da importância do gerenciamento das lições aprendidas de projeto.
Tabela 2: Lições Aprendidas inseridas nos processos do Guia PMBOK® 6ª Edição.
| ÁREA DE CONHECIMENTO | PROCESSO | ENTRADAS | FERRAMENTAS & TÉCNICAS | SAÍDAS |
| Integração | 4.1 desenvolver o termo de abertura do projeto | 4.1.1.4 ativos de processos organizacionais | ||
| 4.3 orientar e gerenciar o trabalho do projeto
| 4.3.1.2 documentos do projeto | |||
| 4.3.1.5 ativos de processos organizacionais | ||||
| 4.3.3.5 atualizações no plano de gerenciamento do projeto | ||||
| 4.4 gerenciar o conhecimento do projeto | 4.4.1.2 documentos do projeto | |||
| 4.4.1.5 ativos de processos organizacionais | ||||
| 4.4.2.2 gerenciamento de conhecimentos | ||||
| 4.4.2.3 gerenciamento de informações | 4.4.3.1 registro das lições aprendidas | |||
| 4.5 monitorar e controlar o trabalho do projeto | 4.5.1.2 documentos do projeto | |||
| 4.5.1.6 ativos de processos organizacionais | 4.5.3.4 atualizações de documentos do projeto | |||
| 4.7 encerrar o projeto ou fase | 4.7.1.3 documentos do projeto | 4.7.2.2 análise de dados | ||
| 4.7.1.7 documentação de aquisições | 4.7.2.3 reuniões | 4.7.3.1 atualizações dos documentos do projeto | ||
| 4.7.1.8 ativos de processos organizacionais | 4.7.2.2 análise de dados | 4.7.3.4 atualizações nos ativos de processos organizacionais | ||
| Escopo | 5.1.1 planejar o gerenciamento do escopo | 5.1.1.4 ativos de processos organizacionais | ||
| 5.2 coletar os requisitos | 5.2.1.3 documentos do projeto | |||
| 5.2.1.7 ativos de processos organizacionais | ||||
| 5.3 definir o escopo | 5.3.1.5 ativos de processos organizacionais | |||
| 5.4 criar a EAP | 5.5.1.2 documentos do projeto | |||
| 5.5 validar o escopo | 5.5.3.4 atualizações de documentos do projeto | |||
| 5.6 controlar o escopo | 5.6.1.2 documentos do projeto | 5.6.3.4 atualizações de documentos do projeto | ||
| Cronograma | 6.1 planejar o gerenciamento do cronograma | 6.1.1.4 ativos de processos organizacionais | ||
| 6.2 definir as atividades | 6.2.1.3 ativos de processos organizacionais | |||
| 6.3 sequenciar as atividades | 6.3.1.4 ativos de processos organizacionais | |||
| 6.4 estimar as durações das atividades | 6.4.1.2 documentos do projeto | |||
| 6.4.1.4 ativos de processos organizacionais | ||||
| 6.4.3.3 atualizações de documentos do projeto | ||||
| 6.5 desenvolver o cronograma | 6.5.1.2 documentos do projeto | 6.5.3.7 atualizações de documentos do projeto | ||
| 6.6 controlar o cronograma
| 6.6.1.2 documentos do projeto | 6.6.3.5 atualizações de documentos do projeto | ||
| Custos | 7.1 Planejar o Gerenciamento dos Custos | 7.1.1.4 ativos de processos organizacionais | ||
| 7.2 estimar os custos | 7.2.1.2 documentos do projeto | |||
| 7.2.1.4 ativo de processo organizacional
| ||||
| 7.2.3.3 atualizações de documentos do projeto | ||||
| 7.3 determinar o orçamento | 7.3.1.6 ativos de processos organizacionais | |||
| 7.4 controlar os custos | 7.4.1.2. documentos do projeto | 7.4.3.5 atualizações de documentos do projeto | ||
| Qualidade | 8.1 planejar o gerenciamento da qualidade | 8.1.1.5 ativos de processos organizacionais | 8.1.3.4 atualizações nos documentos do projeto | |
| 8.2 gerenciar a qualidade | 8.2.1.2 documentos do projeto | |||
| 8.2.1.3 ativos de processos organizacionais | ||||
| 8.2.2.5 auditorias | 8.2.3.5 atualizações nos documentos do projeto | |||
| 8.3 controlar a qualidade | 8.3.1.2 documentos do projeto | |||
| 8.3.2.6 reuniões | 8.3.3.6 atualizações de documentos do projeto | |||
| Recursos | 9.1 planejar o gerenciamento dos recursos | 9.1.2.2 representação de dados | ||
| 9.2 estimar os recursos das atividades | 9.2.3.4 atualizações nos documentos do projeto | |||
| 9.3 adquirir recursos | 9.3.1.4 ativos de processos organizacionais | 9.3.3.5 atualizações no plano de gerenciamento do projeto | ||
| 9.3.3.6 atualizações nos documentos do projeto | ||||
| 9.4 desenvolver a equipe | 9.4.1.2 documentos do projeto | |||
| 9.4.1.4 ativos de processos organizacionais | 9.4.3.4 atualizações de documentos do projeto | |||
| 9.5 gerenciar a equipe | 9.5.1.1 plano de gerenciamento do projeto | 9.5.3.3 atualizações nos documentos do projeto | ||
| 9.6 controlar os recursos | 9.6.1.2 documentos do projeto | |||
| 9.6.1.5 ativos de processos organizacionais | 9.6.3.4 atualizações de documentos do projeto | |||
| Comunicações | 10.1 planejar o gerenciamento das comunicações | 10.1.1.5 ativos de processos organizacionais | 10.1.2.5 métodos de comunicação | |
| 10.2 gerenciar as comunicações | 10.2.1.2 documentos do projeto | |||
| 10.2.1.5 ativos de processos organizacionais | 10.2.3.3 atualizações de documentos do projeto | |||
| 10.3 monitorar as comunicações | 10.3.1.2 documentos do projeto | |||
| 10.3.1.5 ativos de processos organizacionais | 10.3.3.4 atualizações de documentos do projeto | |||
| Riscos | 11.1 planejar o gerenciamento dos riscos | 11.1.1.5 ativos de processos organizacionais | ||
| 11.2 identificar os riscos | 11.2.1.2 documentos do projeto | |||
| 11.2.2.2 coleta de dados | 11.2.3.3 atualizações de documentos do projeto | |||
| 11.5 planejar as respostas aos riscos | 11.5.1.2 documentos do projeto | |||
| 11.5.1.3 fatores ambientais da empresa | ||||
| 11.5.1.4 ativos de processos organizacionais | 11.5.3.3 atualizações de documentos do projeto | |||
| 11.6 implementar respostas aos riscos | 11.6.1.2 documentos do projeto | |||
| 11.6.1.3 ativos de processos organizacionais | 11.6.3.2 atualizações de documentos do projeto | |||
| 11.7 monitorar os riscos | 11.7.1.2 documentos do projeto | 11.7.3.4 atualizações de documentos do projeto | ||
| Aquisições | 12.1 planejar o gerenciamento das aquisições | 12.1.3.9 atualizações de documentos do projeto | ||
| 12.2 conduzir as aquisições | 12.2.1.2 documentos do projeto | 12.2.3.5 atualizações de documentos do projeto | ||
| 12.3 controlar as aquisições | 12.3.1.2 documentos do projeto | 12.3.3.6 atualizações de documentos do projeto | ||
| 12.3.3.7 atualizações nos ativos de processos organizacionais | ||||
| Partes Interessadas | 13.1 identificar as partes interessadas | 13.1.2.3 análise de dados | ||
| 13.2.1.6 ativos de processos organizacionais | ||||
| 13.3 gerenciar o engajamento das partes interessadas | 13.3.1.2 documentos do projeto | |||
| 13.3.2.5 reuniões | 13.3.3.3 atualizações de documentos do projeto | |||
| 13.4 monitorar o engajamento das partes interessadas | 13.4.1.2 documentos do projeto | 13.4.3.4 atualizações de documentos do projeto |
Considerações Finais
Eu aprendi mais com os meus erros e cresci com os meus acertos, na verdade, isso se aplica na vida de qualquer pessoa.
Os líderes de projetos assim como sua equipe têm que se conscientizarem das necessidades dos registros de maneira formal das Lições Aprendidas nos projetos. Outro desafio é coletar as lições aprendidas dos trabalhos terceirizados dos projetos.
Este artigo se propôs a lhe apresentar uma visão geral e lhe ajudar a instrumentalizar a gestão das Lições Aprendidas nos projetos.
Gostou de conhecer mais sobre o gerenciamento lições apendidas dos projetos para a sua empresa? Lembre-se de comentar e de curtir e compartilhar o artigo com seus amigos.
Agora, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”.
Autor
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 36ª Turma.
Contatos do autor
- (85) 9.9921-1675
- E-mail: [email protected]
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Referências
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK®® 6a. Ed. – EUA : Project Management Institute, 2017.