Como a Comunicação se Tornou a Principal Habilidade de um Gerente de Projetos

José Abelardo Barbosa de Medeiros, mais conhecido como Chacrinha – foi apresentador de programas de auditório de grande sucesso das décadas de 1950 a 1980 foi um dos maiores comunicadores de rádio e televisão do Brasil. Foi o autor da célebre frase: Na televisão, “Quem não se comunica, se trumbica”.

Essa expressão do Chacrinha destaca a importância da comunicação – que é um fator que diferencia as pessoas de sucesso, das pessoas comuns.

Por que alguns profissionais conseguem se destacar em meio a tantos outros? Qual o grande segredo para que eles se destacarem? O que os diferencia é uma boa habilidade de comunicação.

A diferenciação está na importância que você dedica a sua comunicação conforme destacado na Figura 1 o Gerente de Projetos está em 90% do seu tempo realizando alguma atividade de comunicação.

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Figura 1: A importância da comunicação para um Gerente de Projetos.

Erros que cometi em Gerenciamento de Projetos

Eu já cometi vários erros de comunicação em gerenciamento de projetos. Vou destacar para você alguns deles:

Em um projeto que eu estava liderando em Banco Público, no levantamento dos requisitos e funcionalidades do produto, eu esqueci de fazer um alinhamento de expectativas com um importante stakeholders, pessoa interessada no projeto. Essa minha falha me levou a retrabalho e perda de tempo. Agora em qualquer projeto que eu vou liderar a minha maior preocupação é me comunicar com todos os stakeholders importantes do projeto.

Outro erro que cometi, em outro projeto, foi não fazer um alinhamento das minhas expectativas do projetos com todos os membros da equipe. Nesse erro não fui cuidadoso o suficiente em fazer uma comunicação individual com cada membro da equipe e falar para cada um quais seriam as minhas expectativas deles em relação ao projeto que eu liderava.

No site Mundo Carreira (http://www.mundocarreira.com.br/) são apresentados os segredos da boa comunicação:

  • Fale para grupos, mas pense individualmente. Você precisa desenvolver um nível de intimidade em sua abordagem que faça com que cada indivíduo na audiência se sinta como se você estivesse falando diretamente com ele. O truque é você se comportar como estivesse falando com uma única pessoa. A capacidade de conseguir isso é a marca de uma grande comunicação de liderança.
  • Fale para que as pessoas possam ouvir. Isso significa que você ajusta a sua mensagem ao seu público. Quando sua fala leva as pessoas a fazer boas perguntas, você sabe que está no caminho certo.
  • Ouça o que as pessoas vão falar. Quando você se comunica, você deve dar às pessoas uma ampla oportunidade de falar o que pensam. Quando alguém está falando com você, pare tudo e ouça plenamente até que a outra pessoa termine de falar. Comportamentos simples como esses deixa claro que você realmente vai ouvir o que a pessoa está dizendo.
  • Conecte-se emocionalmente. Para conectar-se com o sua audiência emocionalmente, você precisa ser transparente. Seja humano. Mostre-lhes o que impulsiona você, com o que se preocupa. Expresse esses sentimentos de forma aberta e crie uma ligação emocional com o seu povo.
  • Leia a linguagem corporal. A maior riqueza de informações reside na linguagem corporal das pessoas. O corpo fala e é uma fonte abundante de informações. Uma vez que você entrar em sintonia com a linguagem corporal, as mensagens se tornarão mais claras.
  • Pratique a escuta ativa. A escuta ativa é uma técnica simples que garante que as pessoas se sintam ouvidas, um componente essencial para uma boa comunicação. Para a prática da escuta ativa, passe mais tempo ouvindo do que falando.

Veja a seguir o que poderemos fazer para minimizar os erros de comunicação em Gerenciamento de Projetos.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Gerenciamento das comunicações inclui os processos necessários para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam satisfeitas, com o desenvolvimento de atividades projetadas para realizar a troca eficaz de informações.

O Gerenciamento das Comunicações do Projeto consiste em duas partes:

  • Primeira parte é desenvolver uma estratégia para garantir que a comunicação seja eficaz para as partes interessadas do projeto.
  • Segunda parte é realizar as atividades para implementar a estratégia de comunicação.

 O Guia PMBOK® 6a Edição trata dos conceitos-chave que um gerente de projeto deve conhecer sobre o Gerenciamento das Comunicações do Projeto, listados a seguir. 

Conceitos-chave do Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Comunicação é a troca de informações, intencional ou involuntária. As informações trocadas podem estar em forma de ideias, instruções ou emoções.

Os mecanismos pelos quais as informações são trocadas podem ser:

  • Em forma escrita. Físicos ou eletrônicos.
  • Falados. Presenciais ou remotos.
  • Formais ou informais, por exemplo, documentos formais ou em mídia social.
  • Por meio de gestos. Tom de voz e expressões faciais.
  • Por meio de mídias. Imagens, ações ou mesmo apenas a escolha de palavras.

Os líderes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, tanto internas, em todos os níveis da organização, como externas à organização.

A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis e expertise, perspectivas e interesses.

As atividades de comunicação podem ter muitas dimensões, incluindo:

  • Foco em partes interessadas dentro do projeto e dentro da organização.
  • Foco em partes interessadas externas, como clientes, fornecedores, outros projetos, organizações, governo, o público e ativistas ambientais.
  • Relatórios, reuniões formais (periódicas e ad hoc – “para um fim específico”), pautas e atas de reuniões, síntese (briefings) para partes interessadas e apresentações.
  • Atividades gerais de comunicação usando e-mails, mídias sociais, sites e discussões informais ad hoc.
  • Foco hierárquico. A posição da parte interessada ou grupo com relação à equipe do projeto afetará o formato e o conteúdo da mensagem, das seguintes formas:
    • Superiores. Partes interessadas da alta administração.
    • Subordinados. A equipe e outras pessoas que contribuirão para o trabalho do projeto.
    • Horizontal. Pares do gerente do projeto ou da equipe.
  • Não oficial. Comunicações com foco em estabelecer e manter o perfil e o reconhecimento do projeto e desenvolver relacionamentos sólidos entre a equipe do projeto e suas partes interessadas, usando meios flexíveis e muitas vezes informais.
  • Escritas e orais. Verbais, palavras e inflexões de voz, e não verbais, linguagem corporal e ações, mídias sociais e websites, comunicados à imprensa.

 

A comunicação eficaz desenvolve os relacionamentos necessários para resultados bem-sucedidos de projetos.

As atividades e artefatos de comunicação para apoiar a comunicação variam amplamente, desde e-mails e conversas informais até reuniões formais e relatórios de projeto periódicos.

A comunicação bem-sucedida é realizada em duas partes:

  • A primeira parte envolve desenvolver uma estratégia de comunicação apropriada, com base nas necessidades do projeto e nas partes interessadas do mesmo. A partir dessa estratégia, um plano de gerenciamento das comunicações é desenvolvido para garantir que as mensagens apropriadas sejam comunicadas às partes interessadas em diversos formatos e meios, conforme definido pela estratégia de comunicação.
  • A segunda parte da comunicação bem-sucedida. As comunicações do projeto são os produtos do processo de planejamento, direcionadas pelo plano de gerenciamento das comunicações, que define coleta, criação, disseminação, armazenamento, recuperação, gerenciamento, rastreamento e descarte desses artefatos de comunicação. Por fim, a estratégia de comunicação e o plano de gerenciamento das comunicações constituirão a fundação para monitorar o efeito da comunicação.

 

As comunicações do projeto são baseadas em esforços para evitar mal-entendidos e equívocos de comunicação, pela seleção cuidadosa de métodos, meios e mensagens desenvolvidos a partir do processo de planejamento.

Os 5Cs das comunicações escritas na redação de uma mensagem tradicional escrita, fora das mídias sociais, ou falada:

  • Correta – Gramática e ortografia corretas. O uso deficiente da gramática ou ortografia incorreta pode ser uma distração e também pode introduzir distorções na mensagem, reduzindo a credibilidade.
  • Concisa – Expressão concisa e eliminação do excesso de palavras. Uma mensagem concisa e bem redigida reduz as oportunidades de erros de entendimento da intenção da mensagem.
  • Clara – Propósito e expressão claros direcionados às necessidades do leitor. Garantir que as necessidades e os interesses do público sejam considerados na mensagem.
  • Coerente – Fluxo lógico e coerente de ideias. Um fluxo lógico e coerente de ideias e o uso de “marcadores” como introdução e resumos das ideias ao longo do texto.
  • Controlada – Fluxo de palavras e ideias controladas. Controlar o fluxo de palavras e ideias pode envolver imagens ou apenas resumos.

 

Os 5Cs das comunicações por escrito são apoiados por habilidades de comunicação, como:

  • Escuta ativa. Permanecer engajado com o palestrante e resumir as conversas para garantir a troca eficaz de informações.
  • Consciência das diferenças culturais e pessoais. Desenvolver a consciência da equipe sobre diferenças culturais e pessoais para reduzir mal-entendidos e aumentar a capacidade de comunicação.
  • Identificação, definição e gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Negociar com as partes interessadas reduz a existência de expectativas conflitantes entre a comunidade de partes interessadas.
  • Aprimoramento de habilidades. Aprimorar as habilidades de todos os membros da equipe nas seguintes atividades:
    • Persuadir uma pessoa, equipe ou organização a executar uma ação;
    • Motivar pessoas e fornecer incentivo ou confiança;
    • Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados;
    • Negociar para alcançar acordos mutuamente aceitáveis entre as partes e reduzir atrasos de aprovação ou decisão; e
    • Solucionar conflitos para evitar impactos negativos.

 

Os atributos fundamentais das atividades de comunicação eficaz e do desenvolvimento de artefatos de comunicação eficaz são:

  • Clareza sobre o propósito da comunicação – definir seu objetivo;
  • Entender o máximo possível sobre o destinatário das comunicações, atender as necessidades e as preferências; e
  • Monitoramento e medição da eficácia das comunicações.

Também não menos importante o líder de projetos deve conhecer as tendências da área do gerenciamento das comunicações listadas no novo Guia PMBOK® 6ª Edição, a seguir.

Tendências e práticas emergentes no gerenciamento das comunicações do projeto
Juntamente com o foco nas partes interessadas e o reconhecimento do valor do engajamento eficaz das partes interessadas para os projetos e as organizações vem o reconhecimento de que desenvolver e implementar estratégias de comunicação apropriadas é vital para manter relacionamentos eficazes com as partes interessadas.

As tendências e práticas emergentes para Gerenciamento das Comunicações do Projeto incluem, mas não estão limitadas a:

  • Inclusão das partes interessadas em revisões de projetos. A comunidade de partes interessadas de cada projeto inclui pessoas, grupos e organizações que a equipe do projeto identificou como essenciais para a entrega bem-sucedida dos objetivos do projeto e dos resultados organizacionais.
  • Inclusão das partes interessadas em reuniões de projetos. As reuniões de projetos devem incluir partes interessadas de fora do projeto e mesmo da organização, quando apropriado. As práticas inerentes às abordagens ágeis podem ser aplicadas a todos os tipos de projetos.
  • Aumento do uso da computação social. A computação social, na forma de infraestrutura, serviços de mídia social e dispositivos pessoais, mudou a forma como as organizações e seu pessoal se comunicam e fazem negócios.
  • Abordagens multifacetadas à comunicação. A estratégia de comunicação padrão para comunicações com partes interessadas do projeto abrange a seleção de tecnologias e respeita preferências e práticas culturais, pessoais de idioma, mídia, conteúdo e entrega.

Como são consideradas as adaptações necessárias para um bom gerenciamento das comunicações dos projetos, na perspectiva do PMBOK®, são apresentadas abaixo.

 
Considerações sobre tailoring (adaptação)
Como cada projeto é único, a equipe do projeto precisará ajustar a forma como os processos de Gerenciamento das Comunicações do Projeto são aplicados.

As considerações para a adaptação (tailoring) incluem, mas não estão limitadas a:

  • Partes interessadas. As partes interessadas são internas ou externas à organização, ou ambas?
  • Localização física. Qual é a localização física dos membros da equipe? A equipe está agrupada no mesmo local? A equipe está na mesma área geográfica? A equipe está distribuída por vários fusos horários?
  • Tecnologias de comunicações. Quais tecnologias estão disponíveis para desenvolver, registrar, transmitir, recuperar, rastrear e armazenar artefatos de comunicação? Quais tecnologias são mais apropriadas e rentáveis para comunicação com partes interessadas?
  • O idioma é um importante fator a considerar em atividades de comunicação. É usado um único idioma? Ou vários? Foram feitas adaptações para compensar a complexidade de membros da equipe de diferentes grupos linguísticos?
  • Gerenciamento de conhecimentos. A organização tem um repositório formal de gerenciamento do conhecimento? O repositório é usado?

Já é uma realidade que o mercado enxerga que as ferramentas ágeis/adaptativas já estão presentes em alguns projetos específicos, exatamente por isso, é que o novo PMBOK® trata dessas considerações listadas a seguir.

 
Considerações para ambientes ágeis/adaptativos
Ambientes de projeto sujeitos a vários elementos de ambiguidade e mudanças têm necessidade inerente de comunicar detalhes em evolução e emergentes com mais frequência e rapidez.

Isso motiva a dinamização do acesso dos membros da equipe às informações, pontos de verificação frequentes da equipe e agrupamento dos membros da equipe no mesmo local tanto quanto possível.

Além disso, postar artefatos do projeto de forma transparente e realizar revisões periódicas frequentes das partes interessadas visam promover a comunicação com o gerenciamento e as partes interessadas.

Considerações Finais

Com a minha humilde experiência em gerenciamento de projetos posso relatar que um dos principais problemas em projetos é por falta de um gerenciamento efetivo e competente das comunicações. Portanto, se você deseja que seu projeto tenha sucesso faça um rigoroso a companhamento das comunicações.

Também, se você seguir as orientações do Guia PMBOK®,  certamente terá uma comunicação mais eficiente e mais efetiva no gerenciamento dos projetos.

Gostou de conhecer mais sobre o gerenciamento das comunicações dos projetos para a sua empresa? Lembre-se de curtir o artigo e compartilhar com seus amigos.

Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”.

 

Autor
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos.Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas.  É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para GestoresNa Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 36ª Turma.

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