Fazer o controle de finanças pessoais ou de um empreendimento-projeto é uma obrigação para se ter um controle financeiro equilibrado.
A questão financeira, sem dúvida, é a mais importante na vida de uma pessoa ou de uma organização. Primeiro, quando pensamos em fazer algo – vem logo a pergunta? Tenho provimento financeiro para tal?
Os gurus do controle financeiro pessoal afirmam que “tornar o controle financeiro parte da sua rotina, você consegue saber exatamente em que seu dinheiro está indo, evita surpresas no final do mês e consegue planejar suas finanças de acordo com o que realmente pode gastar.” Conforme o Blog Guia Bolso (https://blog.guiabolso.com.br).
Esse mesmo princípio deve ser aplicado em um empreendimento-projeto. Isto é, o gerente do projeto deve usar metodologias para um bom Gerenciamento dos Custos do Projeto (Figura 1).
Figura 1- Gerenciamento dos custos do projeto.
Gerenciamento dos Custos do Projeto
De acordo com o novo Guia PMBOK 6ª Edição (PMI, 2017) Gerenciamento dos Custos do Projeto inclui gerenciar os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, para que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento planejado.
Cumprir o orçamento determinado para o projeto deve ser a prioridade máxima de um gerente de projeto profissional. Exatamente por isso, é que o gerenciamento dos custos do projeto deve ser acompanhado com muito zelo.
E, para ajudar você compreender melhor o gerenciamento do orçamento, a seguir, encontram-se os processos necessários, do gerenciamento dos projetos, para se garantir sucesso financeiro no empreendimento-projeto.
Como funciona o gerenciamento dos custos?
No Guia PMBOK 6ª Edição os processos devem ocorrer pelo menos uma vez em cada projeto e serem repetidos em cada uma das fases em que um projeto for dividido.
O gerenciamento dos recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para conclusão bem-sucedida do projeto.
Quando cada etapa do projeto for concluída, os custos projetados devem ser comparados com os custos reais, fornecendo um ponto de referência para se saber a acurácia do planejamento e da execução do gerenciamento do projeto.
Os processos de Gerenciamento dos Custos do Projeto são (PMBOK 6ª Ed):
- Planejar o Gerenciamento dos Custos. O processo de definir os custos serão estimados, orçados, gerenciados, monitorados e controlados.
- Estimar os Custos. O processo de desenvolver uma aproximação dos recursos monetários necessários para terminar o trabalho do projeto.
- Determinar o Orçamento. Processo que agrega os custos estimados de atividades individuais para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.
- Controlar os Custos. O processo de monitoramento do status do projeto para atualizar custos e gerenciar mudanças da linha de base dos custos (Declaração do Escopo, Estrutura Analítica do Projeto (EAP), e o Dicionário da EAP).
O Guia PMBOK® trata dos conceitos essenciais que um gerente de projeto deve ter, conhecimento em relação ao Gerenciamento dos Custos do Projeto, veja a seguir.
Conceitos-chave do Gerenciamento dos Custos do Projeto
O Gerenciamento dos Custos do Projeto preocupa-se principalmente com o custo dos recursos necessários para completar as atividades do projeto.
O gerente de projetos deve reconhecer que diferentes partes interessadas medem os custos de projeto de maneiras diferentes, em tempos diferentes.
Em muitas organizações o prognóstico e análise do desempenho financeiro do produto do projeto é realizado fora do projeto.
O Gerenciamento dos Custos do Projeto pode abordar processos adicionais e muitas técnicas gerais de gerenciamento como retorno do investimento, fluxo de caixa descontado e análise da recuperação do investimento.
Também não menos importante o líder deve conhecer as tendências das áreas do gerenciamento dos custos dos projetos explicitadas a seguir.
Tendências e práticas emergentes no Gerenciamento dos Recursos do Projeto
No âmbito da prática do Gerenciamento dos Custos do Projeto, as tendências incluem a expansão do Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) – (GVA é analisar a evolução dos custos e dos prazos de um projeto em relação à sua eficiência) para incluir o conceito de Prazo Agregado (PA).
A teoria do Prazo Agregado substitui as medidas da variação de prazos usados no tradicional GVA (valor agregado – valor planejado) com o PA e o tempo real (TR).
Usando a equação alternativa para calcular a Variação de Prazos, PA – TR, se a quantidade de prazo agregado for maior que zero, o cronograma do projeto será considerado adiantado.
O Índice de Desempenho de prazos (IDP) usa métricas de prazo agregado é PA/TR. Isso indica a eficiência do prazo com a qual o trabalho está sendo realizado. Por exemplo, um IDP de 0,95 indica que o projeto está atrasado em 5% do tempo previsto.
A teoria do Prazo Agregado também fornece fórmulas para prever a data de conclusão do projeto usando prazo agregado, tempo real e duração estimada.
Como são consideradas as adaptações necessárias para um bom gerenciamento moderno de projetos, na perspectiva do PMBOK®, são apresentadas abaixo.
Considerações sobre Tailoring (Adaptação)
Como cada projeto é único, o gerente de projeto pode precisar ajustar a forma com que os processos de Gerenciamento dos Custos do Projeto são aplicados. Os itens a serem considerados incluem:
- Gerenciamento do Conhecimento. A organização tem um repositório de banco de dados financeiros e de gerenciamento do conhecimento que o gerente do projeto é obrigado a usar e que possa ser facilmente acessado?
- Estimativa e Orçamento. A organização adota estimativa de custos e orçamento, formal ou informal, relativa as políticas, procedimento e diretrizes?
- Gerenciamento do Valor Agregado. A organização usa gerenciamento do valor agregado no gerenciamento dos projetos?
- Uso da abordagem ágil. A organização usa metodologias ágeis na administração dos projetos? De que modo isso causa impacto à estimativa de custos?
- Governança. A organização tem políticas, procedimentos e diretrizes de auditoria e governança, formal ou informal?
Já é fato que o mercado enxerga que as ferramentas ágeis/adaptativas já são uma realidade, exatamente por isso é que o novo PMBOK® trata dessas considerações listadas a seguir.
Considerações para Ambientes Ágeis/adaptativos
Projetos com alto grau de incerteza, ou aqueles em que o escopo ainda não está totalmente definido, podem não se beneficiar de cálculos de custo detalhados devido a mudanças frequentes. Em vez disso, métodos expedidos de estimativa podem ser usados para gerar uma previsão rápida e de alto nível dos custos de mão de obra do projeto, a qual poderá facilmente ser ajustada quando houver mudanças.
Estimativas detalhadas são reservadas para horizontes de planejamento de curto prazo nos moldes de just-in-time.
Nos casos em que projetos de alta variabilidade também estejam sujeitos a orçamentos restritos, o escopo e o cronograma são ajustados com maior frequência para que se mantenham dentro dos limites de custo.
Considerações Finais
Muitas vezes o gerenciamento dos custos do projeto é relegado a segundo plano. Todavia, está claro e evidente que a gestão dos custos do projeto é uma área que vem ganhando cada vez mais espaço entre os profissionais mais capacitados.
É bom lembrar que um gerenciamento profissional de empreendimentos-projetos contribui para uma maior probabilidade de sucesso das organizações.
Portanto, lembre-se de utilizar essas recomendações do Guia PMBOK®, em relação ao Gerenciamento dos Custos, desde o planejamento até a execução final de seus projetos.
Gostou de conhecer mais sobre o gerenciamento dos custos dos projetos para a sua empresa? Aproveite e curta o artigo e compartilhe com seus amigos.
Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”.
Autor
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 36ª Turma.
Contatos do autor
- (85) 9.9921-1675
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